ポイントを抑えて使い分けするとメリットが多いペーパーレス会議

Paperless conference

ニュース

  • タブレットを使ったペーパーレス会議

    MORE

  • ペーパーレス会議の賛成意見が多い理由は?

    MORE

  • ペーパーレス会議が増える理由

    MORE

ペーパーレス会議をするメリット

最近は従来の会議の形が変わってきています。会議というのはみんなが意識を共有したり説明したりする際に、会議の要旨をまとめているペーパーを準備してから会議をするという形式だったのです。しかし、最近の会議というのは、ペーパーを使わないような会議になってきているのです。このような形をなんというのかということですが、ペーパーレス会議といいます。
ではペーパーレス会議をするメリットというと、いったい何があるのでしょうか。1つ目のメリットは、ペーパーレス会議であれば、眠たくならないということです。やはりペーパーレス会議というのは、手元に紙がないのでみんな意識をして会議の話を聞くようになるのです。だから、眠たくなりにくいのはペーパーレス会議と言われています。
これは大きなメリットであり、会議を今まで以上に有意義にすることができると言えます。2つ目のメリットは、紙のお金がかからないので経費削減になるということです。毎回紙を用紙してから多くの人に渡していたら、それだけで膨大な費用になってしまうのです。しかし、ペーパーレス会議というのは紙を使わないので、紙の経費を大幅に削減できるというメリットがあるのです。これは、素晴らしいことなのです。

オフィスのペーパーレス会議を徹底する

これからオフィスでペーパーレス会議を推進していきたいと思っている人はいるでしょう。ではどのようにしていけば、ペーパーレス会議を目指していくことができるのでしょうか。それをこれから説明していきたいと思います。1つ目の方法は、できるだけコンピューターを使ってからデーターを残していくようにするということです。
やはり今までの会社の形式というのは、紙媒体として記録を残したり、紙媒体で何かを作ったりすることが多かったと思います。しかし近年ではそれは資源の無駄遣いであり、お金もかかるということで見直されてきています。だから、会社の人々の中で、できるだけコンピューターを使ってから、コンピューター内にデータを残すようにすればいいと思います。
それを会社内の人間で意識を共有するだけで、ペーパーレス会議は進んでいくと言ってもいいでしょう。だから、意識の共有というのは重要になってきます。2つ目の方法は、会社の上の序列の人間が積極的にペーパーレス化を進めていくということです。やはり会社というのは上の人間が行ったことを部下も真似していく傾向があります。だから、会社の上の人間が積極的にペーパーレス化をしていけば自然とそうなっていくでしょう。

ペーパーレス会議は使い分けが大事

ペーパーレス会議は紙等のコスト削減に繋がると共に、テレビ電話などを利用して遠方の人とも手軽に会議ができるということで最近は導入している企業も多いはずです。ファイルの取り出しも自由度が高いので、過去の資料や参考情報などをさっと出せるというのもペーパーレス会議の大きな魅力だと考えられます。
しかしながら、全ての会議をなんでもペーパーレス会議にすれば良いというものでもありません。というのも、ペーパーレス会議には内容が印象に残りにくい、理解度が紙がある時に比べると低くなる傾向にある、というデメリットがあるのです。簡単な会議であればペーパーレス会議ですませても問題はありませんが、重要なプレゼンや企画会議の場合には紙の資料も用意して会議を進めた方が効率的に会議を行うことができます。
また基本的にはペーパーレスで、重要部分だけ紙資料を用意するなんていうアレンジをしても悪くないでしょう。会議の内容や目的によっては、ペーパーレス会議よりもペーパーありの方が良い場合もあるということは、是非とも覚えておきましょう。そして、実際にペーパーレス会議とペーパーあり会議を上手に組み合わせて、効果的な会議を行ってみてはいかがでしょうか。

トピックス

TOP